¿CÓMO DONAR SUS ARCHIVOS?

Todos los fondos documentales y colecciones de este sector son donaciones de personas, familias e instituciones. Las donaciones permiten que materiales con valor histórico sean resguardados, organizados, descriptos y puestos a disposición del público. Donar archivos contribuye a construir nuestra historia favoreciendo el conocimiento de trayectorias personales, familiares y genealogías, así como el avance de líneas de investigación académicas. Para que esto ocurra es necesario que se firme un contrato de donación. Se ofrece aquí una guía básica de los distintos aspectos y elementos de este proceso.

 

Contacto para consultas por donación de materiales
(54-11) 4725-7043 | spiga@udesa.edu.ar

 

Contrato de donación

El contrato de donación es un acuerdo formal y legal que transfiere la pertenencia y los derechos legales del material a ser donado. El mismo confirma una relación legal entre el donante y la institución receptora que está basada en la confianza y entendimiento mutuo. Esta relación asegura que los materiales que usted ha donado, los cuales ayudarán a iluminar nuestro pasado, serán preservados y accesibles para futuras generaciones.

Después de discutir y revisar la variedad de elementos del contrato, es firmado por el donante o agente autorizado del donante y un representante autorizado de la institución. La firma del contrato de donación establece y gobierna la relación legal entre el donante y repositorio, y el estado legal del material. Son varios los elementos esenciales para un contrato de donación; algunos pueden ser específicos para la institución que recibirá los materiales. El típico contrato de donación identifica al donante, transfiere la propiedad legal de los materiales, establece disposiciones para su uso, especifica la pertenencia de los derechos de propiedad intelectual e indica lo que la institución debería hacer con los materiales no deseados. Si usted tiene alguna duda con respecto a la redacción del contrato de donación, pida una explicación al representante del archivo o a un abogado.

Nombre del donante y beneficiario: Si usted creó y/o coleccionó los materiales que está donando, todo lo que se necesita en esta sección es su nombre legal completo. Si usted está actuando en nombre de alguien que creó y/o coleccionó los materiales, incluya información sobre su relación con esa persona o entidad. Usted podría expresar que es, por ejemplo, hermana, sobrino, hijo, o agente de negocios. Si usted no es el creador de los materiales, el repositorio puede pedirle que explique cómo y por qué tiene la autoridad de donarlos. La institución receptora proveerá el nombre completo legal como beneficiario.

Título y descripción del material donado: Se trata generalmente de una síntesis o un título que identifica el material como, por ejemplo, "Correspondencia de B. Mitre a Sarmiento", o "Documentos de la primera Iglesia en Buenos Aires" y es escrito por el personal profesional de la institución con su ayuda. Puede requerirse una descripción más detallada antes de realizar el acuerdo.

Transferencia: Debido al alto costo de almacenamiento, acondicionamiento, procesamiento puesta a disposición del público de documentos históricos, las instituciones prefieren aceptar materiales a través de la transferencia.

El donante acuerda formalmente la transferencia legal de la propiedad y de la custodia física de los materiales, incluidas futuras donaciones o agregados. El contrato especificará una fecha (por lo general cerca de la firma del contrato o cerca de la transferencia física del material) en la que los materiales se convertirán en propiedad legal del receptor. Se los organizará y cuidará respetando el criterio profesional, estándares internacionales, objetivos y misión de la institución. Cuando firma el contrato, el donante transfiere el derecho legal de los materiales. Los derechos de propiedad intelectual (básicamente copyright, pero incluyendo marcas y derechos de patentes) pueden ser también transferidos legalmente por el contrato de donación. El copyright pertenece generalmente al creador de los escritos u otros materiales originales (tales como fotografías o música). Los donantes son alentados a transferir todos los derechos que tienen sobre los materiales donados; este pedido es hecho para hacer más fácil a los investigadores el uso de citas bibliográficas de estos documentos en sus trabajos.

Si desea retener todos o una parte de los derechos de propiedad intelectual que posee, puede incluir tal disposición en el contrato. Usted y el representante deberían acordar una fecha después de la cual los derechos serán transferidos automáticamente a la institución receptora.

Usted no está habilitado a transferir derechos de propiedad de trabajos de otras personas que hayan sido encontrados en los materiales que donó. Estos trabajos podrían incluir documentos como cartas escritas a usted por otros.

Mientras el personal profesional revisa los materiales que usted donó, podría haber alguna razón (inestabilidad, fragilidad), para cambiar de soporte algunos o todos ellos. Al transferir la propiedad usted acuerda que el personal puede tomar decisiones al respecto.

El representante del repositorio discutirá con usted la forma en que su colección será transportada al mismo.

Firma del Contrato: Es muy importante firmar el contrato de donación tan pronto como usted y el representante hayan discutido y acordado sobre sus disposiciones. Pocas instituciones aceptarán una colección sin una firma en el contrato de donación. Si fuera necesario se podrán hacer correcciones en el contrato si ambas partes lo acuerdan. Las correcciones serán firmadas y fechadas por las partes.

Acceso a la colección

Una misión esencial de las instituciones que resguardan archivos es hacer que su colección sea abierta y accesible para el uso de investigadores y de la comunidad en general. Esto es posible gracias a que la mayoría de los donantes no limitan el acceso a los materiales entregados.  Hay situaciones, no obstante, en la que es apropiado restringir el acceso a todo o una parte de los materiales por un período de tiempo limitado claramente establecido.

Si los materiales que usted dona contienen documentos médicos o de casos legales relacionados con terceros (ancestros inmediatos ancestros u organizaciones distintas a aquella cuyos documentos han sido donados) o información impositiva, podrían aplicar leyes de privacidad provinciales o nacionales. Si conoce la existencia de tales materiales con información sensible, hágalo saber al representante de la institución receptora. Si esos materiales son encontrados durante el proceso de catalogación, deberán tomarse medidas para resguardarlos.

Si sus inquietudes van más allá de estos tipos de materiales, explíqueselo al representante y sea lo más específico posible cuando trata sobre estas restricciones. Es importante poder expresar adecuadamente las restricciones que correspondan en ese caso para garantizar el acceso a la información preservando derechos de privacidad.

Otras aclaraciones

Durante el proceso de ordenamiento y descripción, el personal de la institución retendrá material substancial de valor histórico permanente y podría disponer de aquellos sin valor para la colección o bien duplicados. El donante puede decidir qué destino dar a esos materiales. Esto puede incluir la devolución al donante, la transferencia a otras instituciones, el descarte de duplicados o material sin valor permanente y, en algunas ocasiones, su destrucción de ellos en la forma que considere apropiado.  Esto deberá ser incorporado al contrato de donación.

Los repositorios varían ampliamente en la clase de materiales pueden coleccionar, el tipo de usuarios que atienden y los espacios en los cuales preservan sus materiales y brindan acceso. Es por ello que el contrato de donación puede contener cláusulas referidas a un amplio rango de temas. Si usted tiene alguna duda o preocupación acerca de qué está o no incluido en el contrato de donación, es muy importante que exponga esto al representante del repositorio antes de firmar el acuerdo. Lo correcto es asegurarse de que todos los temas relevantes hayan sido discutidos.

Los donantes de materiales históricos son individuos u organizaciones que entregan materiales a repositorios, archivos, sociedades históricas o bibliotecas con colecciones especiales. Los materiales donados incluyen generalmente escritos y archivos que documentan vidas personales, historia familiar o la historia de las organizaciones tales como empresas y grupos religiosos. Los repositorios son administrados por archivistas profesionales o bibliotecarios quienes son responsables de la organización de los materiales, su preservación y de hacerlos accesibles para su estudio.

La relación entre usted, como donante y el repositorio debe estar basada en el entendimiento mutuo y la habilidad del repositorio por llevar adelante su misión y responsabilidades. Los potenciales donantes y el representante del repositorio deberían revisar los materiales ofrecidos en donación y discutir las políticas y procedimientos del repositorio relacionados con el cuidado y uso de los materiales. Si ambas partes acuerdan que el repositorio es un lugar apropiado para su preservación, ellos completan y firman el contrato de donación.